Contact
Contact

Samenwerken zonder Gedoe

Tips voor vergaderhygiëne.

  • Tips voor vergaderhygiëne

    Een effectieve vergadering begint bij een goede basis. Met duidelijke rollen, afspraken en communicatie maak je vergaderen weer zinvol. Wij geven je tips over hoe je met simpele gewoontes de vergaderingen in jouw team versterkt.
  • Constructieve conflicten, teamsamenwerking, frustratie productief maken

Tip 1: Richt de aandacht en energie

Vaak komt ieder uit een ander gesprek of ander overleg, of komt net aan op het werk. De aandacht en energie kan dan nog overal zijn behalve bij dit overleg.

  • Start je overleg met een check-in: Stel een vraag voor iedereen in de groep, die relevant is voor dit team in dit overleg (bijvoorbeeld: noem 1 ding waar ben je trots op bent in je werk van afgelopen week)
  • Check daarnaast of er nog dingen zijn, die je nu bezighouden of afleiden van het overleg; dat kan ieder dan benoemen en daarmee de aandacht richten op het overleg.

Tip 2: Samen maak je het overleg

Het blijkt in de praktijk dat heel veel energie en inzet weglekt tijdens vergaderingen. Ook blijkt het effectiever, om niet alle verantwoordelijkheid voor hoe het overleg loopt, bij 1 collega, vaak de voorzitter of de leidinggevende, te leggen. Ga voor gedeeld leiderschap:

  • Verdeel het leiderschap in het overleg. Gedeeld leiderschap vormt daarbij een fundament. Rollen verdelen helpt namelijk enorm wat er allemaal tegelijkertijd in de bovenstroom en in de onderstroom van overleggen gebeurt, te monitoren en samen in goede banen te leiden.
  • Wij werken zelf met onze vergaderrollen: overlegleider, cultuurhouder, tijdbeheerder en verslaglegger In de praktijk zorgen deze rollen als een goed leiderschapsteam dat de groep helpt om zelf regie te nemen op effectief sturen op de inhoud en de doelen, heldere afspraken te noteren, om binnen de gestelde tijd klaar te zijn, en verantwoordelijkheid te nemen voor de sfeer.

Tip 3: Zorg voor gezamenlijke spelregels

In een overleg sta je er met z’n allen voor om er een prettig en effectief overleg van te maken. Ieder is er immers zelf bij.

Wij noemen dit lidmaatschap: iedereen in een overleg of vergadering is medeverantwoordelijk om ervoor te zorgen dat het overleg goed verloopt. 

Wat daarbij helpt is om met elkaar te bespreken: welke gedragingen/spelregels helpen ons om samen goed te overleggen Denk aan spelregels over:

  • Hoe we tot afspraken en/of besluiten komen
  • Op tijd komen en hoe om te gaan met als dat niet lukt
  • Wat verstaan we onder lidmaatschapsgedrag? (bijvoorbeeld luisteren en elkaar uit laten spreken, doorvragen als iets niet helder is, etc.)

Tip 4: Is het doel van het overleg helder voor iedereen?

Vaak nemen we aan dat iedereen het gezamenlijke doel wel weet. Maar hoe vaak komt het voor dat je bij een overleg zit, terwijl je denkt: wat is ook alweer de bedoeling van dit overleg, het stond in mijn agenda, maar…? Of je kijkt rond, en vraagt je af: waar zitten we hier met deze mensen voor bij elkaar? Of je collega neemt aan het doel wel te weten, in ieder geval diens eigen doel, en gaat voluit erin. Pas aan het einde van het overleg blijkt dat jullie langs elkaar heen hebben gepraat en andere doelen voor ogen hadden.

Verloren tijd, energie en geld. En frustrerend, toch? 

Stem daarom met elkaar bij de start af: 

  • Wat is het gezamenlijke doel waar we vandaag samen naartoe werken?
  • Wat is het grotere doel waarbinnen ons doel van vandaag past?
  • Wat is het waar ieder vanuit diens rol in dit team, vandaag aan kan bijdragen?

Tip 5: Is dit punt nu rond?

Agendapunten blinken niet altijd uit in helderheid, vaak is het een abstracte term (“vlootschouw”) en gaat ieder erin met wat we denken dat er bedoeld wordt. En nemen dezelfde mensen, vaak te lang, het woord, om te vertellen wat we al wisten. Richting en helderheid helpen dan enorm. Dus:

Zorg dat elk agendapunt helder is, en wel voor iedereen:

  • Wat is het doel van dit punt?
  • Hoeveel tijd nemen we ervoor?
  • Vat de conclusie samen en check die bij elkaar.
  • Welke actie of besluit volgt hieruit, voor wie en eventueel op welke termijn?

Tip 6: Reflectie en evaluatie voor continu ontwikkelen

Veel overleggen lopen om te beginnen uit en dat is funest voor elke vorm van reflectie, maar ook voor de motivatie. Want daarmee wordt de kwaliteit van het overleg er niet beter op. 

Die kwaliteit verbetert aanzienlijk als je aan het eind van elk overleg, al is het maar 5 minuten, tijd plant voor de reflectie op de samenwerking. Dus: 

  • Reflecteer aan het eind op jullie samenwerking, middels bijvoorbeeld 5 minuten wat ging goed wat kan beter?
  • En belangrijk: neem steeds 1 punt ter lering mee naar het volgende overleg.

Neem een kijkje bij onze trainingen